Làm thế nào để tìm và cộng tác với nhà cung cấp?

 Họ là những người cung cấp cho bạn nguồn thông tin quan trọng, giúp bạn đánh giá sản phẩm, theo dõi một hành động của đối thủ và thông báo cho bạn những cơ hội đầy hứa hẹn.

Nếu như bạn cần thông qua 1 nhà bán sỉ, thì họ sẽ giúp bạn tìm bạn hàng, đề xuất giải pháp để cắt giảm chi phí, cải tiến sản phẩm và thiết kế, thậm chí giúp bạn tổ chức những chương trình tiếp thị. Dưới đây là những lời khuyên dành cho doanh nghiệp đang tìm kiếm nhà cung cấp.

Cho dù bạn đang tìm kiếm nguyên vật liệu hay sản phẩm cuối cùng để làm trung gian, bạn cũng cần tìm được 1 nhà cung cấp tiềm năng.

Đánh giá nhà cung cấp tiềm năng

Nhà cung cấp thường được chia ra làm 4 loại:

1. Nhà sản xuất:Hầu hết nhà bán lẻ mua được sản phẩm đều thông qua công ty môi giới hay đại diện thương mại, họ sẽ gom hàng từ nhiều nguồn để cung cấp cho nhà bán lẻ. Tất nhiên giá cả từ nhà sản xuất sẽ rẻ nhất, nhưng cũng khó tiếp cận nguồn cung cấp này nhất.
2. Nhà phân phối:Được biết đến với nhiều tên gọi như nhà bán sỉ, môi giới, nhà phân phối mua hàng từ nhà sản xuất, và hàng dự trữ của các công ty lớn và bán lại cho người bán lẻ. Mặc dù giá của nhà phân phối cao hơn của nhà sản xuất, nhưng họ có thể linh động giải quyết những đơn hàng nhỏ hoặc tiến hành gom hàng dùm người bán lẻ.
3. Các bên làm đại lý độc quyền:Họ chỉ cung cấp hàng bằng văn phòng đại diện hoặc ở những hội chợ, triển lãm.
4. Nhập khẩu:Nhiều nhà bán lẻ mua hàng nhập trực tiếp từ các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong nước. Hoặc nếu bạn hiểu rõ thị trường nước ngoài thì bạn có thể nhập hàng hóa trực tiếp từ họ.

Các yếu tố đánh giá một nhà cung cấp tốt

Rất nhiều công ty đưa ra tiêu chí đầu tiên để chọn nhà cung cấp là giá cả. Quả nhiên có ý nghĩa quan trọng trong kinh doanh. Nhưng hãy nhớ rằng, những nhà cung cấp giá cạnh tranh nhất cũng hằng hà sa số như đống hóa đơn của bạn vậy. Vì thế, nếu bạn làm ăn với họ lâu dài, hãy đề xuất họ từ từ cắt giảm giá bán trên từng món hàng họ cung cấp cho bạn, hoặc đôi khi bạn quên thanh toán 1 hóa đơn cho họ, nhưng họ không hề nhắc nhở, thì cũng đừng lên tiếng.

Sau giá cả là yếu tố tín nhiệm. Một nhà cung cấp tốt luôn đảm bảo cung cấp đúng và đủ số lượng hàng hóa đồng thời luôn đảm bảo chất lượng như lúc ký hợp đồng. Có thể bạn đang có mối quan hệ với những nhà cung cấp lớn và uy tín, tuy nhiên cũng đừng bỏ qua những nhà cung cấp nhỏ tiềm năng.

Thử nghĩ xem, nếu bạn là 1 khách hàng lớn của 1 công ty nhỏ, bạn đôi khi sẽ nhận được nhiều ưu đãi hơn những dịch vụ mà 1 nhà cung cấp lớn cung ứng cho 1 công ty nhỏ. Bạn cũng nên so sánh sản phẩm/dịch vụ của 2 công ty nhỏ, điểu này mang đến cho bạn nhiều lợi ích hơn so với lợi nhuận đơn thuần.

Đảm bảo nguồn hàng ổn định yếu yếu tố thứ 3 mà người bán lẻ trông đợi ở nhà cung cấp. Bạn muốn hợp tác với 1 với 1 nhà cung cấp uy tín, bạn hãy căn cứ vào những yếu tố sau: 1 doanh nghiệp có lịch sử phát triển lâu đời, một doanh nghiệp tạo được niềm tin trong lòng khách hàng, một doanh nghiệp mà giám đốc điều hành giỏi về nghiệp vụ và tổ chức… Khi bạn đánh giá những doanh nghiệp trên, đừng quên tìm hiểu những dấu hiệu bất thường của họ, ví dụ như lô hàng đến sớm hơn ngày quy định, đó là một dấu hiệu cho thấy họ có ít các đơn đặt hàng và đang rất cần tiền.

Đừng quên quan sát trụ sở kinh doanh của họ. 1 nhà cung cấp ở cách xa địa điểm bạn cần giao hàng sẽ tiềm ẩn những khả năng như giao hàng chậm, tốn phí vận chuyển cao hơn, tình trạng hàng hóa bị hư hại. Nếu bạn cần hàng gấp, hãy xem xét chính sách liên quan đến cước phí của nhà cung cấp. Ví dụ bạn đạt được 1 ngưỡng đề ra về số lượng, bạn sẽ được miễn phí tiền vận chuyển. Tuy nhiên bạn cũng nên “gõ cửa” những nhà cung cấp ở gần mình nhất để tiết kiệm chi phí và chủ động hơn nếu có vấn đề ngoài mong đợi xảy ra.

Cuối cùng, hãy tìm đến các nhà sản xuất năng động. Bạn đôi khi không giỏi về những vấn đề liên quan đến sản xuất. Nhưng hãy yêu cầu họ cung cấp những sản phẩm/ dịch vụ cải tiến nhất, do đó họ cũng cần huấn luyện nhân viên của bạn cách giải quyết và xử lý tình huống. Đương nhiên họ sẽ vui vẻ đồng ý nếu như đôi bên thương lượng thành công, và đôi bên cùng có lợi. (ghi chú 5: Mô hình win – win)

Ghi chú:

Đàm phán cùng có lợi (integrative negotiating). Phương pháp này được thiết kế nhằm tối đa hoá lợi nhuận cho các bên tham gia đàm phán mà không làm phương hại đến quan hệ giữa các bên. Ðể có thể áp dụng được phương pháp này, các nhà đàm phán của các bên phải nhất trí với nhau về mục tiêu chung, không giấu giếm thông tin về nhau và áp dụng phong cách đàm phán nhu đạo (soft style). Kết quả thu được là các bên tham gia đàm phán cùng thu được lợi nhuận, cùng “thắng”. Chính vì thế, phương pháp này còn được gọi là phương pháp “chiến thắng trên chiến thắng” (Win/ Win Approach).

Ðối lập với phương pháp “chiến thắng trên chiến thắng” của đối phương là phương pháp đàm phán cạnh tranh (competitive negotiating) qua mặc cả cứng rắn, kiên định về lập trường. Nếu ở phương pháp “chiến thắng trên chiến thắng” của đối phương, các đối phương xác định được mục tiêu chung thì trong đàm phán cạnh tranh các đối phương có những mục tiêu khác nhau không thể chia sẻ nhưng lại phụ thuộc lẫn nhau. X

ung đột về quyền lợi gắt gao, các bên ra sức tìm cách tối đa hoá lợi nhuận bất kể hậu quả với đối phương sẽ ra sao. Bởi vậy, phương pháp đàm phán cạnh tranh còn được gọi là phương pháp “chiến thắng trên thất bại” của đối phương (Win/ Lose Approach).
Trong phương pháp Win – Lose sẽ có hai bên xung đột về quan điểm.

Tìm hiểu kỹ ba mô hình này qua bảng sau:

Thay đổi mối quan hệ với nhà cung cấp

Có thể bạn phài nghĩ đến phương án tìm 1 nhà cung cấp mới, họ sẽ cung cấp cho bạn những lợi điểm về giá thành, nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng những nhu cầu được đề ra bởi chính khách hàng của bạn. Dưới đây sẽ có những lựa chọn để bạn trở thành 1 doanh nghiệp chủ động trong kinh doanh:

Yêu cầu chiết khấu: Nếu bạn dạo 1 vòng quanh 1 cửa hàng bán lẻ, bạn sẽ phải trả 1 giá cho đôi giày bằng với các giá của các cửa hàng khác. Nhưng kinh doanh với nhà cung cấp thì không như vậy. Bạn có rất nhiều yếu tố có thể trả giá và yêu cầu các dịch vụ khác với đối thủ cạnh tranh. Vì vậy trước khi ký 1 hợp đồng, bạn hãy hỏi để được họ cung cấp những điều khoản về giá cả, chiết khấu… Khi cần thiết phải hỏi họ những yếu tố nào cần thiết để đạt được khoản chiết khấu như vậy để có mục tiêu và định hướng phát triển.

Nâng cấp dịch vụ: Có thể bạn chưa bao giờ để ý đến từng phần nhỏ nhặt trong các quan hệ làm ăn với nhà cung cấp và khách hàng. Do đó không thể cải thiện chất lượng phục vụ. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì với nhà cung cấp, hãy mang ra thảo luận ngay lập tức. Nếu sau khi thương lượng vẫn không đi đến thống nhất, bạn hãy theo đuổi mục tiêu giải quyết cho được vướng mắc đó. Chắc chắn sẽ có 1 đối tác nào đó trên thị trường có hướng giải quyết tốt và sẵn sảng đến với bạn để cung cấp tính năng ưu việt của họ.

Thúc đẩy thêm mối quan hệ với nhà sản xuất: Không phải khách hàng nào cũng muốn tăng cường mối quan hệ làm ăn với nhà cung cấp của họ. Vì thế nhà cung cấp sẽ không đề cập trước với bạn vấn đề này mà bạn hãy hành động trước. Bạn hãy “ra hiệu” để nhà cung cấp nhận ra bạn đang muốn thảo luận về vấn đề này, ví dụ như nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm, giảm sai sót trong sản xuất và giảm chi phí…

Nếu như họ không thiện chí, bạn hãy tìm 1 nhà cung cấp khác thử xem. Có thể nhà cung cấp hiện giờ của bạn chưa thực hiện điều này với bất kỳ khách hàng nào, nhưng tại sao không nghĩ bạn là người đầu tiên!

Tạo sự thay đồi

Có ít nhà cung cấp thì tốt hơn có quá nhiều! Giảm thiểu số lượng nhà cung cấp bạn sẽ giảm được chi phí hành chánh để tiếp xúc với họ. Ngược lại, có mối quan hệ mật thiết với 1 số ít nhà cung cấp uy tín sẽ giúp bạn kiểm soát tốt doanh nghiệp:

Không uy tín: Khi 1 nhà cung cấp bắt đầu chuyến hàng đầu tiên trễ nãi, hàng hóa bị thiệt hại… hãy tìm 1 đối tác khác. Dù công ty nào cũng có những điểm mạnh và yếu, và không phải lúc nào cũng thuận lợi trong làm ăn, nhưng nếu phát hiện ra sớm những hạn chế trước khi chọn nhà cung cấp. Nếu họ sau khi gặp khó khăn và có phương hướng khắc phục hữu hiệu, tại sao bạn không đặt vấn đề với họ?

Thiếu tính cạnh tranh: Một vài nhà cung cấp không chịu đầu tư đổi mới quy trình sản xuất, không tiếp thu học hỏi và không cải tiến phục vụ, trong khi những đối thủ của họ không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ, đã đến lúc và tìm hiểu lại vấn đề. Chỉ ra những khác biệt giữa họ và đối thủ cạnh tranh, nếu như họ vẫn bảo thủ, hãy chuyển sang 1 nhà cung cấp ưu việt hơn.

Xem khách hàng là thượng đế: Một vài nhà cung cấp tự động mời bạn đến tham quan cơ sở sản xuất của họ, nói chuyện với công nhân, với nhà quản lý, mời bạn tham dự những cuộc họp của công ty, thậm chí không giấu diếm báo cáo tài chính, thì đây là những yếu tố cho thấy 1 nhà cung cấp chuyên nghiệp. Nếu họ từ chối làm những việc như vậy, không do dự, bạn hãy gạch tên họ ra khỏi danh sách tiềm năng.

Quá nhiều chi phí phụ trội: Nếu một nhà cung cấp không cùng bạn chia sẽ những khoản chi phí từ nhỏ nhất như tiền thuê địa điểm cho cuộc họp, tiền vận chuyển nếu bạn đặt những đơn hàng lớn, tiền chiết khấu cho bên trung gian… đến những chi phí lớn như giải quyết hậu quả của lô hàng bị lỗi, kiểm tra chất lượng hàng hóa, chi phí đào tạo nhân viên phía nhà cung cấp. Trong khi những chi phí này là hoàn toàn hợp lý, thì bạn hãy tìm cho mình 1 đối tác mới.