Cách quản lý chuỗi nhiều cửa hàng bán lẻ

Chuỗi cửa hàng, doanh nghiệp phát triển ngày càng nhanh chóng thế nhưng chuỗi cửa hàng bán lẻ lại tồn tại rất nhiều vấn đề gây khó khăn cho người quản lý.

Dưới đây là 10 vấn đề tồn tại lớn thường gặp trong quá trình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ, và từ cách quản lý nhiều cửa hàng mà tôi đã tổng kết được .

Một: Mô hình quản lý thường ngày của các chuỗi cửa hàng bán lẻ không có quy củ trật tự khó lòng đảm bảo được chất lượng phục vụ.

Là một người tiêu dùng, chắc hẳn đa số mọi người trong số chúng ta đã từng gặp một tình trạng như thế này: Bạn đến một nhà hàng, cô nhân viên tiếp tân ngoài cửa vô cùng xinh đẹp tới mời bạn vào bên trong.

Nhưng vừa vào tới bên trong nhà hàng lại là một không khí vô cùng căng thẳng, nhân viên phục vụ người nào người nấy đều bận túi bụi, chạy ngược chạy xuôi và không có ai để ý tới bạn.

Đứng một lúc lâu, nhìn mãi mới kiếm được một chỗ ngồi, trên bàn toàn là “cơm thừa canh cạn” không có ai thu dọn. Bạn không ngừng vẫy tay gọi: “Phục vụ viên! Phục vụ viên!”.

Cuối cùng một có gái xinh đẹp bước tới, thái độ vô cùng nhã nhặn: “Xin lỗi đã để quý khách đợi lâu, xin hỏi quý khách muốn thanh toán phải không ạ?”. Lúc đó bạn liền sửng sốt nhìn cô nhân viên phục vụ, bạn thực sự không thể giải thích với cô ấy là bạn chưa ăn. Tôi tin rằng, trong những tình huống khó xử như thế này, người có kinh nghiệm quản lý cửa hàng cũng rất ái ngại, chẳng có lẽ nào chỉ biết nói “ Xin lỗi”.

Đây chính là một trong những biểu hiện về sự hỗn loạn trong việc quản lý hàng ngày của những cửa hàng bán lẻ.

Chính vì kiểu quản lý không có tôn ti trật tự này khiến cho khách hàng ngày càng rời xa bạn, nếu tiếp tục kinh doanh hậu quả sẽ rất khó lường.

Hai: Nhân viên thiếu nghiệp vụ bồi dưỡng kỹ năng, làm việc chân tay lóng ngóng liên tục mắc sai lầm.

Tôi tin rằng có rất nhiều bạn đã được trải nghiệm sâu sắc về vấn đề này, vì không được đào tạo bồi dưỡng một cách kỹ lưỡng những việc người khác làm rất đơn giản nhẹ nhàng vào tay người mới lại liên tục gặp phải phiền phức và rắc rối.

Nhất là trong việc hướng dẫn khách hàng mua sắm, những nhân viên hướng dẫn chưa được qua đào tạo đang không ngừng tự đuổi khách hàng của mình đi một cách công khai.

Ba: Sức quy tụ nhóm chưa đủ mạnh, sự phối hợp hợp tác giữa các nhân viên ở những cửa hàng bán lẻ chưa được nhuần nhuyễn.

Người Việt Nam có tài trí tương đối cao, sức tưởng tượng phong phú nhưng lại chưa được đào tạo nghiệp vụ.

Cùng là một sự việc A cho rằng phải làm như thế này còn B lại cho rằng phải sửa như thế kia, không có bất cứ một tiêu chuẩn cân đo đong đếm nào dĩ nhiên sẽ không thể đi đến được thoả thuận thống nhất, hợp tác với nhau sẽ rất dễ xảy ra bất đồng.

Trong cách quản lý chuỗi nhà hàng sẽ thường gặp phải một vấn đề như thế này, đó là giám đốc kinh doanh và đầu bếp trưởng thường hay bất hoà với nhau. Tại sao vậy?

Giám đốc kinh doanh nhà hàng oán than nói rằng khó khăn lắm mới mời chào được khách hàng gọi món mà phía nhà bếp lại thường kêu ca không chuẩn bị kịp nguyên liệu nấu khiến chúng tôi phải liên tục xin lỗi khách hàng. Tại sao lại không biết nhập nhiều nguyên liệu hơn một chút chứ?

Đầu bếp trưởng cũng than thở không kém rằng có những món ăn tồn lại rất nhiều nhưng bên kinh doanh lại không chịu quảng bá giới thiệu đã lãng phí rất nhiều nguyên liệu rồi lại còn đòi nhập nhiều.

Thực ra những người có kinh nghiệp đều biết rằng vấn đề này không khó giải quyết, chỉ cần làm tốt công tác đả thông tư tưởng vấn đề tự nhiên sẽ được giải quyết một cách dễ dàng .

Bốn: Tinh thần làm việc không cao, cảm giác trì trệ tăng lên. 

Niềm vui mà công việc mang lại cho ta vốn đã hạn chế, thông thường nhân viên ở những cửa hàng bán lẻ khi mới bắt đầu công việc đều sẽ rất hăng hái năng nổ, hiệu suất công việc cao.

Sau một thời gian, khi phát hiện kinh nghiệm làm việc tiến bộ lên thì ngược lại hiệu suất công việc lại bị giảm xuống.

Điều này là do các cửa hàng bán lẻ thiếu cơ chế cạnh tranh và khuyến khích làm việc, không định kỳ tổ chức các hoạt động mang tính chủ đề.

Tinh thần trì trệ của nhân viên không chỉ ảnh hưởng tới hiệu suất công việc mà còn phá vỡ khát vọng mua sắm của khách hàng.

Năm：Quản lý cửa hàng thường xuyên mệt mỏi nên sẽ rất khó nâng cao doanh thu cho cửa hàng.  

Những người quản lý cửa hàng thường cho rằng, đã là quản lý thì phải tự mình nêu gương, bất cứ chuyện gì cũng là đầu tàu gương mẫu nhưng kết quả thì sao, bạn sẽ phát hiện ngày nào cũng vô cùng mệt mỏi mà trình độ của nhân viên vẫn giậm chân tại chỗ.

Nguyên nhân là cách quản lý nhiều cửa hàng/một cửa hàng của họ thiếu khoa học, mình thì ngày nào cũng bận rộn với những chuyện vụn vặt rồi chợt phát hiện doanh thu của cửa hàng bị giảm xuống.

Vì sao vậy? Nguyên nhân rất đơn giản đó là không biết cách kết xuất những kinh nghiệm quản lý cửa hàng hiệu quả thành tiêu chuẩn, thiếu tiêu chuẩn quản lý và quản lý không mang tính quy tắc dễ khiến người quản lý cửa hàng chỉ dốc lòng dốc sức vào việc xử lý những tình huống bất ngờ mà quên đi nhiệm vụ thực sự của mình đó là phân tích kinh doanh và hoạt động quản lý .

Sáu: Quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ có thiếu sót, quy tắc và form khiến cho việc quản lý cửa hàng trở nên vô phép vô tắc, gia tăng độ khó trong việc quản lý.

Vì không có hệ thống công cụ tiêu chuẩn quản lý nên mỗi khi xảy ra chuyện gì đó người phụ trách cửa hàng lại phải vắt óc suy nghĩ xem phải giải quyết như thế nào?

Mọi chuyện hàng ngày trông có vẻ như không giống nhau nhưng thực chất lại có rất nhiều điểm tương đồng.

Điều này giống như việc ai đó mỗi ngày đều đi qua một dòng sông, ngày nào cũng phải bơi qua mà lại không nghĩ đến việc đơn giản giống như làm một chiếc bè tre vậy.

Người quản lý ngày nào cũng phải động não lặp đi lặp lại, việc quản lý vốn có thể rất đơn giản nhưng chỉ vì thiếu công cụ quản lý mà trở nên đã khó nay càng khó hơn.

Bảy：Bản thân tiêu chuẩn quản lý cửa hàng đã tồn tại thiếu xót khó lòng chấp hành và thực hiện một cách đúng đắn.

Rất nhiều những chuỗi cửa hàng bán lẻ thấy doanh nghiệp nhà người ta hết sức quy củ liền tìm cách lấy được tài liệu của người ta rồi sao chép, sửa đổi một chút để biến thành của mình.

Kết quả là không phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp hoặc giai đoạn hiện tại, có sổ tay mà không có tiêu chuẩn, viết ra mà lại không thực hiện hoặc là làm những điều không được viết ra.

Và thế là biên soạn một đống tài liệu rồi đem bỏ xó hay như việc nhân viên hàng ngày phải bỏ thời gian ra để điền báo cáo viết tổng kết còn nhiều hơn cả thời gian làm công việc chính của họ .

Tám: Năng lực quản lý của các cửa hàng kinh doanh theo chuỗi không đồng đều, phục vụ thiếu tính đồng nhất nghiêm trọng.

Rất nhiều chuỗi cửa hàng kinh doanh bán lẻ thiếu xót quy trình đào tạo vị trí quản lý cửa hàng và những vị trí chủ chốt khác, chưa xây dựng giáo trình bồi dưỡng và đào tạo cho những vị trí này, bởi vậy mà những người quản lý sẽ tự phổ cập cửa hàng dựa vào khả năng và kinh nghiệm của mình khiến cho việc phục vụ trong các cửa hàng xuất hiện sự khác biệt hoá.

Người tiêu dùng sẽ không được hưởng thụ chất lượng phục vụ giống nhau ở tất cả các cửa hàng, lâu dần những vấn đề này sẽ trở nên nghiêm trọng hơn thậm chí còn ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp .

Chín: Phục vụ trong chuỗi các cửa hàng bán lẻ thiếu mối liên quan nên không thể bảo đảm chất lượng sản phẩm tốt gây khó khăn trong việc duy trì sự khẳng định lâu dài của khách hàng.

Do sự thiếu xót trong cơ chế giám sát quản lý và chỉ đạo, tiêu chuẩn quy tắc không thể toàn vẹn, liên tục và quán triệt có hiệu quả. Có tiêu chuẩn rồi nhưng quan trọng là phải có người thực hiện.

Rất nhiều các chuối cửa hàng bán lẻ không có cơ chế giám sát kiểm tra và chỉ đạo, không biết tiêu chuẩn được thực hiện như thế nào? Đã thực hiện đến đâu rồi? Và dĩ nhiên càng không thể biết được hiệu quả của việc thực hiện tiêu chuẩn ra sao!

Mười: Doanh nghiệp muốn nhanh chóng mở rộng nhưng lại phát hiện chuỗi các cửa hàng bán lẻ copy không thể tăng tốc, chỉ cần tăng tốc là sẽ xuất hiện đủ các thể loại vấn đề.

 Đây chủ yếu là do trong quá trình phát triển doanh nghiệp thường chú trọng vào việc tích luỹ vốn mà không thiết lập cơ chế bồi dưỡng và dự trữ nhân tài, không có người phù hợp và cũng không có phương pháp phù hợp để copy một cách nhanh chóng.

Thà khổ sở vật lộn với phần mềm hệ thống quản lý vận hành chứ không thể để mất cơ hội phát triển một cách vô nghĩa được.

Thông qua việc phân tích 10 vấn đề trên, chúng ta rút ra được rằng chuỗi các cửa hàng bán lẻ nếu muốn nhanh chóng nâng cao trình độ kinh doanh thì bắt buộc phải xuất phát từ 3 vấn đề chủ chốt sau:

Thứ nhất: Một bộ tiêu chuẩn hoạt động hợp lý và có hiệu quả là cơ sở nền tảng vững chắc cho chuỗi các cửa hàng bán lẻ và quan trọng hơn đó cũng là mật mã Davinci để mở rộng và phát triển chuỗi các cửa hàng bán lẻ.

Thứ 2: Có tiêu chuẩn rồi thì việc tiếp theo dĩ nhiên sẽ là thực hiện nghiêm chỉnh theo những tiêu chuẩn đó.

Việc bồi dưỡng và đào tạo đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp có nghiêm túc hay không đã trở thành một vấn đề hạt nhân. Tiêu chuẩn đã được đặt ra mà không đào tạo, không thực hiện và chấp hành thì chỉ là chữ viết trên giấy mà thôi .

Thứ 3: Dùng trình tự kiểm tra để bảo đảm việc thực hiện tiêu chuẩn một cách có hiệu quả. Việc nâng cao tiêu chuẩn đã trở thành một bí kíp quản lý bắt buộc phải có trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của các cửa hàng bán lẻ .

Và muốn làm được những  diều này thì các cửa hàng bán lẻ phải thực hiện copy một cách suôn sẻ và đầu tiên phải tạo dựng một số điều kiện sau:

1. Tìm mời chuyên gia hoặc những người có kinh nghiệm quản lý cửa hàng để kết xuất tiêu chuẩn .

2. Trau chuốt tư tưởng, nâng cao kỹ năng quản lý chuyên nghiệp cho nhân viên quản lý phụ trách chuỗi các cửa hàng bán lẻ (bao gồm cả trụ sở chính), đảm bảo họ có thể đảm nhiệm thậm chí là vượt trội hơn hẳn so với yêu cầu của vị trí công tác .

3. Nâng cao kỹ năng bồi dưỡng và đào tạo cho tầng lớp quản lý, đảm bảo các quy tắc trong chuỗi các cửa hàng bán lẻ được hoạt động một cách nghiêm chỉnh, các nội dung tiêu chuẩn được thực hiện một cách nghiêm túc .

4. Điều quan trọng nhất là phải cổ vũ động viên khích lệ toàn thể nhân viên tham gia, thông qua việc phát huy sức mạnh và trí tuệ tập thể của tất cả các nhân viên trong chuỗi cửa hàng để thực hiện việc nâng cấp lâu dài cho doanh nghiệp. Vấn đề phát sinh ở các chuỗi cửa hàng còn phương án giải quyết là ở trụ sở chính.

Nhằm vào các vấn đề hoạt động thường gặp trong chuỗi các cửa hàng bán lẻ để nắm bắt chặt chẽ các điểm mấu chốt, xây dựng mô hình chuỗi cửa hàng 3 trong 1 bao gồm: Thực thi, đào tạo và quản lý. Nếu không sẽ chỉ có thể cải thiện được những mắt xích đơn nhất mà không thể đạt được hiệu quả nâng cao tổng thể.

“Đau đâu chữa đấy” không thể giải quyết được vấn đề, cần phải đưa những phương án giải quyết cuối cùng vào trong các vấn đề phát sinh tại chuỗi các cửa hàng bán lẻ–công trình copy cửa hàng.

Muốn nâng cấp của hoạt động trong hệ thống chuỗi cửa hàng bán lẻ thì doanh nghiệp cần phải thể hiện danh thế lẫy lừng của mình trong nội bộ, toàn thể nhân viên sẽ phải tham gia vào hạng mục công trình copy chuỗi các cửa hàng nhằm bảo đảm tiêu chuẩn quy tắc, quá trình copy của chuỗi các cửa hàng bán lẻ được thực hiện một cách nghiêm túc và phải không ngừng nâng cấp nhằm chuẩn bị trước cho việc mở rộng doanh nghiệp sau này.

Theo như kinh nghiệm thực tế về quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ nói riêng, và cách quản lý nhiều cửa hàng nói chung, thì nội dung thao tác copy chuỗi các cửa hàng có thể chia thành 4 giao đoạn và hoàn thành trong 5 tháng như sau:

Giai đoạn 1-Tiêu chuẩn hoá hoạt động kinh doanh:

thông qua sự cố gắng nỗ lực chung của những nhân viên xuất sắc ở những vị trí chủ chốt của các chuỗi cửa hàng bán lẻ được tổ chức trong thời gian một tháng, thông qua việc trau chuốt quy trình doanh thu, phân tích thao tác để kết xuất các nội dung tiêu chuẩn thao tác, thực hiện copy cơ sở nền móng của mô hình doanh thu trong chuỗi các cửa hàng bán lẻ.

Giai đoạn 2-Mở lớp đào tạo quản lý đặc biệt:

trong giai đoạn thứ 2 này nên tổ chức cho các nhân viên quản lý trung cao cấp của chuỗi các cửa hàng bán lẻ tham gia các khoá học quản lý về việc quản lý hoạt động của các loại chuỗi cửa hàng bán lẻ để giúp họ trau dồi thêm kiến thức tư tưởng về hệ thống chuỗi cửa hàng, nghiên cứu và thảo luận tiêu chuẩn nâng cấp chuỗi cửa hàng để giúp nâng cao trình độ quản lý và hiệu quả hoạt động .

Giai đoạn 3-Đào tạo hệ thống chuyển vận từ trong ra ngoài:

trong giai đoạn thứ nhất chúng ta đã tiến hành xây dựng được tiêu chuẩn, giai đoạn thứ 2 đã tiến hành bồi dưỡng năng lực cho các cán bộ quản lý trung cao cấp.

Đến giai đoạn thứ 3 này là yêu cầu tất cả những người quản lý trung cao cấp củng cố đào tạo kỹ năng cho toàn bộ nhân viên trong hệ thống chuỗi cửa hàng để họ có thể nắm bắt và biết được tất cả những tiêu chuẩn trong chuỗi đồng thời biến công việc bồi dưỡng đào tạo này trở thành công việc thường ngày, xây dựng môi trường diễn đàn để cho mỗi nhân viên trong chuỗi các cửa hàng đều có thể tự nâng cao năng lực bản thân .

Giai đoạn 4- Giám sát và quản lý hệ thống thực thi:

tiêu chuẩn đã được quán triệt thực thi trong gian đoạn thứ 3. Hiệu quả thực thi ra sao? Làm thế nào để quản lý và giám sát việc thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ trong giai đoạn này?

Cần phải tổ chức hoạt động quán triệt mục tiêu trong vòng 2 tháng, tiến hành đánh giá quán triệt mục tiêu và hiệu quả thực hiện trong toàn chuỗi các cửa hàng bán lẻ sau đó sẽ tiến hành phụ đạo thêm đối với những cửa hàng còn yếu kém.

Thông qua việc thực thi nội dung công việc trong 4 giai đoạn trên, chúng ta có thể đảm bảo được rằng các vấn đề còn tồn đọng trong hoạt động kinh doanh và quy trình quản lý chuỗi các cửa hàng bán lẻ đã được giải quyết một cách có hiệu quả, đảm bảo được việc nâng cấp về hệ  thống trong hoạt động kinh doanh của chuỗi cửa hàng .

Theo: bytuong.com